Der Exportkontrollbeauftrage ist die zentrale Stelle im Unternehmen für das operative Tagesgeschäft der Exportkontrolle. Seine Hauptaufgabe ist es, die Zulässigkeit der Ausfuhrvorgänge zu prüfen und zu organisieren. 

Warum gibt es Exportkontrollbeauftragte?

Die Sicherstellung der Einhaltung aller Exportkontrollpflichten obliegt dem Ausfuhrverantwortlichen (AV) und damit der Geschäftsführung. Diese Verantwortung kann nicht delegiert werden. Allerdings ist der AV häufig nicht ins Tagesgeschäft involviert. Aus diesem Grund kann er einen oder mehrere Exportkontrollbeauftragte bestimmen, die die Umsetzung der operativen Maßnahmen in seinem Namen und auf seine Verantwortung gewährleisten.

Die Funktion des Exportkontrollbeauftragten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die genaue Ausgestaltung der Tätigkeit obliegt somit dem Unternehmen.

Was sind die Aufgaben eines Exportkontrollbeauftragen?

Die Hauptaufgabe eines Exportkontrollbeauftragen die Sicherstellung des korrekten Ablaufs der Exportkontrolle. Dazu gehören üblicherweise:

• Außenhandelsrechtliche Klassifizierung der Güter (Warennummer, Güterlistenposition, Verbote und Beschränkungen, etc.)
• Einhaltung der Embargovorschriften sowie weiteren Ausfuhrbeschränkungen
• Organisation und Pflege der Produkt- und Materialstämme
• Beantragung von Ausfuhrgenehmigungen
• Erstellung von Ausfuhranmeldungen und Begleitpapieren
• Funktion als Hauptansprechpartner für Behörden und Mitarbeiter in Exportkontrollbelangen
• Ggf. Organisation und Durchführung von Schulungsmaßnahmen

Der Exportkontrollbeauftragte muss nachweislich über das notwendige Fach- und Sachwissen verfügen. Regelmäßige Weiterbildungen sowie der Zugang zu einschlägigen Informationsquellen sind daher obligatorisch.

Der Exportkontrollbeauftragte in der Unternehmensstruktur

Um seine Aufgaben sachgemäß erfüllen zu können, muss der Exportkontrollbeauftrage die Funktion einer Stabsstelle innehaben. Er ist in seiner Funktion unabhängig von besitzt ein Weisungsrecht gegenüber allen Mitarbeitern. Im obliegt die Freigabe der Exportvorgänge sowie allen anderen potenziell genehmigungspflichtigen Handlungen. Ebenso kann er sie ohne Begründung zu jedem Zeitpunkt (vorrübergehend) anhalten (Stopp-Funktion). Er verfügt über ein unmittelbares Berichtsrechts gegenüber dem Ausfuhrverantwortlichen: Er kann und muss ihn jederzeit über mögliche Missstände in außenwirtschaftsrechtlichen Belangen unterrichten.

Dem Exportkontrollbeauftragten gegenüber sind nur der Ausfuhrverantwortliche und die Geschäftsführung weisungsbefugt.

Idealerweise ist die Funktion des Exportkontrollbeauftragten im Organigramm festgehalten (mit gestrichelter Linie zum Ausfuhrverantwortlichen).